Psikolog İçin Instagram Randevu Sistemi: DM'den İlk Seansa

Saat 19.40. Günün son seansı yeni bitti, notlarını yazıyorsun. Telefona baktığında Instagram'da on iki okunmamış mesaj var: üçü seans ücretini soruyor, ikisi online görüşme yapıp yapmadığını, biri cumartesi müsait olup olmadığını, biri de uzunca bir mesajda yaşadığı sıkıntıyı anlatmış. Hepsine tek tek yazmaya kalksan bir saatin gider; yazmazsan yarın sabaha kadar çoğu sessizce kaybolur. Psikolog için Instagram randevu sistemi tam olarak bu boşluğu kapatmak için var: mesajı ilk dakikasında karşılayan, doğru soruyu soran ve uygun olanları takvimine taşıyan bir ön karşılama katmanı.

Bu yazıda, danışan mahremiyetini zedelemeden ve hiçbir klinik iddiada bulunmadan böyle bir sistemin nasıl kurulacağını, hangi soruların otomatik yanıtlanabileceğini ve hangilerinin kesinlikle sana bırakılması gerektiğini anlatıyoruz.

Psikolog için Instagram randevu sistemi ne işe yarar?

Bir psikoloğun Instagram hesabına gelen mesajların büyük kısmı terapi içeriğiyle ilgili değildir; ücret, çalışma saatleri, online seans imkânı, ofis konumu, seans süresi ve ödeme yöntemi gibi operasyonel sorulardır. Bu sorular tekrar eder ve cevapları neredeyse hiç değişmez. Sistem bu tekrar eden kısmı üstlenir, senin zamanını seansa ve seans hazırlığına bırakır.

Sistemin işi danışmanlık yapmak değildir. Yaptığı şey şudur: gelen kişiyi karşılar, ne aradığını netleştirir, uygunluk bilgisini verir ve randevu adımına yönlendirir. Terapi süreciyle ilgili her şey seansın içinde, seni ve danışanı ilgilendiren alanda kalır.

Hangi mesaj otomatik yanıtlanır, hangisi yanıtlanmaz?

Gelen mesajları üç kutuya ayırmak işi kolaylaştırır. Birinci kutu tamamen operasyonel sorulardır: ücret, süre, adres, online seans, ödeme, iptal kuralı. Bunlar sorunsuz biçimde otomatik yanıtlanabilir. İkinci kutu yarı operasyoneldir: "benim durumumda kaç seans gerekir", "bu konuda çalışıyor musunuz" gibi sorular. Burada asistan yalnızca çalışma alanlarını paylaşır ve kararı ilk görüşmeye bırakır.

Üçüncü kutu ise klinik içeriktir: kişinin yaşadığı olay, belirtileri, geçmişi, ilaç kullanımı. Bu kutuya otomatik sistem hiç girmez. Asistan burada tek bir şey yapar; kısa, saygılı bir cümleyle konuyu ilk görüşmeye taşır veya konuşmayı sana devreder.

"Seans ücreti ne kadar?" sorusuna nasıl cevap verilmeli?

Bu soru DM kutusuna düşen ilk mesajın neredeyse standardıdır. İki yaygın hata var: hiç cevap vermemek ve sadece rakamı yazıp konuyu bitirmek. Birincisinde kişi başka bir hesaba gider; ikincisinde fiyat tek başına kalır ve karşılaştırma nesnesine dönüşür.

Dengeli yaklaşım, ücreti açıkça vermek ama yanına bağlamı koymaktır: seans süresi, online mi yüz yüze mi olduğu, ilk görüşmenin nasıl işlediği ve varsa paket şartları. Ardından tek ve net bir adım gelir.

Danışan: Merhaba, seans ücretiniz ne kadar?

Asistan: Merhaba, hoş geldiniz. Bireysel seanslar 50 dakika sürüyor ve yüz yüze ya da online yapılabiliyor. Güncel ücreti ve ödeme seçeneklerini hemen paylaşayım. Önce sormak isterim: yüz yüze mi, online mı tercih edersiniz?

Danışan: Online olsun.

Asistan: Online seanslar için bu hafta salı 18.00 ve perşembe 20.00 uygun görünüyor. Hangisi size denk gelir?

Mahremiyet ve KVKK: DM'de neyi sormamalı?

Bu başlık psikologlar için diğer tüm sektörlerden daha kritiktir. Instagram DM, sağlık verisi toplamak için uygun bir kanal değildir. Bu yüzden randevu asistanının soru seti bilinçli olarak sığ tutulur: ad, tercih edilen görüşme biçimi, uygun gün ve saat aralığı, iletişim için telefon veya e-posta. Bu kadar.

Asistan hiçbir koşulda tanı, geçmiş tedavi, ilaç kullanımı veya yaşanan olayın ayrıntısını sormaz. Kişi kendiliğinden ayrıntı yazarsa asistan konuyu genişletmez; bunu ilk görüşmede birlikte konuşmanın daha doğru olacağını söyleyip randevu adımına döner. KVKK tarafında ise aydınlatma metnine bağlantı, açık rıza adımı ve verinin nerede saklandığı baştan netleştirilmelidir. Bu yalnızca mevzuat meselesi değil, doğrudan bir güven meselesidir.

Kriz içeren bir mesaj gelirse ne olur?

Bir psikoloğun kutusuna zaman zaman acil ya da ağır içerikli mesajlar düşer. Otomatik bir sistemin buradaki tek doğru davranışı vardır: sohbeti sürdürmeye çalışmamak, hiçbir öneri ya da yönlendirme üretmemek ve konuşmayı derhal insana devretmek.

Pratikte bu, belirli ifadeleri yakalayan bir kural setiyle kurulur. Böyle bir mesaj geldiğinde asistan otomatik akışı durdurur, kısa ve nötr bir mesaj bırakır, konuşmayı listenin en üstüne taşır ve sana anında bildirim gönderir. Ayrıca profilde ve otomatik yanıt metinlerinde, hesabın bir acil durum kanalı olmadığı ve acil hallerde 112'nin aranması gerektiği açıkça yazılı olmalıdır. Sistemin en önemli parçası budur.

Psikolog için Instagram randevu sistemi nasıl kurulur?

1. Hizmet ve ücret bilgini tek bir sayfada topla: seans süresi, online ve yüz yüze seçenekleri, ücret, ödeme yöntemi, iptal kuralı ve varsa paket şartları. Asistan yalnızca bu belgedeki bilgiyi kullanır, belgede olmayan bir konuda cevap üretmez.

2. Otomatik yanıtlanacak soruların sınırını yazılı olarak çiz. Operasyonel sorular asistanda kalır, klinik olan her şey sende. Bu ayrım net değilse sistem er ya da geç sınırı aşar.

3. Kısa bir ön bilgi formu tasarla: ad, online veya yüz yüze tercihi, uygun gün ve saat aralığı, iletişim bilgisi. Dört alanı geçme.

4. Takvimini bağla. Asistanın önerdiği saatler gerçekten boş olmalı; aksi halde her randevu ikinci bir mesajlaşma turu doğurur. Seanslar arası tampon süreyi de takvimde tanımla.

5. Kriz ve devir kurallarını kur. Hangi ifadelerde akış duracak, bildirim nereye düşecek, kişiye hangi metin gösterilecek — bunları önceden yaz.

6. KVKK aydınlatma metnini ve rıza adımını akışa yerleştir. İletişim bilgisi istenmeden önce bağlantı gösterilsin.

7. İlk hafta her konuşmayı oku. Asistanın yanlış anladığı ya da fazla ilerlediği yerleri işaretle ve bilgi belgesini güncelle. İkinci haftadan sonra düzeltme ihtiyacı hızla azalır.

Seans iptali ve gelmeyen danışan sorunu

Psikolog takviminde boş kalan bir saat geri gelmez; bu yüzden hatırlatma, randevu almak kadar önemlidir. Seanstan bir gün önce gönderilen kısa bir hatırlatma ve tek dokunuşla onaylama ya da erteleme seçeneği, hem iptallerin erken bilinmesini hem de boşalan saatin bekleme listesindeki kişiye teklif edilmesini sağlar.

Asistan: Merhabalar, yarın saat 18.00'deki online seansınızı hatırlatmak istedim. Devam ediyor muyuz?

Danışan: Maalesef yarın işten erken çıkamayacağım.

Asistan: Anladım, haber verdiğiniz için teşekkür ederim. Aynı hafta içinde perşembe 20.00 ya da cuma 18.00 uygun görünüyor; hangisini ayıralım?

Talep yıl içinde dalgalanır. Eylül–kasım ve ocak–mart aralıkları genelde daha yoğun geçer; yaz aylarında ve bayram dönemlerinde iptal oranı artar. Yoğun dönemde bekleme listesi tutmak, sakin dönemde ise eski danışanlara nazik bir kontrol seansı hatırlatması göndermek takvimi dengeler.

Bu akışın mantığı, danışan görüşmesiyle ilerleyen diğer meslekler için de benzer çalışıyor; blogdaki diyetisyen için Instagram randevu sistemi yazısında aynı yapının beslenme danışmanlığındaki karşılığını adım adım anlatmıştık.

Kapanış: sistem kapıyı açar, seansı sen yürütürsün

Psikolog için Instagram randevu sistemi kurmanın amacı danışanla aranıza bir katman koymak değil; ilk temasın kaybolmasını önlemek ve enerjini seansa saklamaktır. Doğru kurulduğunda asistan yalnızca kapıyı açar, içeride olan biten tamamen senindir. Sınırları da baştan sen çizersin: neyi söyleyeceğini, neyi asla söylemeyeceğini ve hangi anda seni çağıracağını.

Kendi çalışma düzenine göre bu akışın nasıl kurulacağını konuşmak isterseniz 15 dakikalık kısa bir demo görüşmesi ayarlayabilirsiniz: https://calendly.com/insta-assisttr/15min