Diyetisyen İçin Instagram Randevu Sistemi: DM'den Görüşmeye

Pazartesi sabahı telefonu açıyorsunuz: hafta sonundan kalan otuz küsur mesaj. Yarısı "fiyat ne kadar", birkaçı "online da veriyor musunuz", biri de cuma akşamından beri cevap bekleyen, gerçekten randevu almak isteyen bir danışan. O mesaj listenin altında kalmış; kişi çoktan başka bir diyetisyende görüşme ayarlamış. Diyetisyen için Instagram randevu sistemi tam olarak bu kaybı önlemek için kurulur — gelen kutusunu boşaltmak için değil, sırada bekleyen niyetli kişiyi ilk saatte yakalamak için.

Beslenme ve diyet danışmanlığında ilk temas büyük ölçüde Instagram üzerinden kuruluyor. Danışan önce paylaşımlarınıza bakıyor, sonra bir DM yazıyor. O ilk mesaja kaç saatte ve ne kadar net cevap verdiğiniz, görüşmenin gerçekleşip gerçekleşmeyeceğini belirleyen ilk eşik oluyor.

DM kutunuzda gerçekte hangi sorular birikiyor?

Danışan adaylarının yazdıklarına bakıldığında liste her diyetisyende şaşırtıcı biçimde benziyor: ücret ve paket süresi, online mı yüz yüze mi çalıştığınız, ilk görüşmenin ne kadar sürdüğü, ölçümün nasıl yapıldığı ve online görüşmede ölçümü kimin aldığı, hangi gün ve saatlerde müsait olduğunuz, kontrol görüşmelerinin sıklığı, ödeme ve iade koşulları, kliniğinizin konumu ve otopark durumu. Buna bir de "sporcu beslenmesiyle ilgileniyor musunuz", "çocuklara bakıyor musunuz", "hamilelikte destek veriyor musunuz" gibi kapsam soruları ekleniyor.

Dikkat edilirse bunların neredeyse tamamı klinik değil operasyonel bilgi. Yani sizin uzmanlığınızı gerektirmeyen, ama cevaplanmadığında randevunun oluşmasını engelleyen bilgiler. Asıl mesleki konuşma — kişinin geçmişi, hedefi, sağlık durumu, uygulanabilir bir plan — zaten görüşmenin içinde yaşanıyor. Otomasyonun görevi bu iki alanı birbirinden ayırmak: operasyonel kısmı devralmak, mesleki kısmı size temiz bir randevu olarak teslim etmek.

Danışan takip programım var, neden bir de asistan?

Piyasadaki diyetisyen randevu ve danışan takip programları ölçüm geçmişi, beslenme planı, seans paketi, ödeme ve hatırlatma tarafında gerçekten iyi iş çıkarıyor. Ancak hepsinin ortak bir varsayımı var: kişi sisteme çoktan girmiş durumda. Randevu sayfanız, takviminiz, hatırlatma SMS'iniz ancak bir danışan kaydı oluştuktan sonra devreye giriyor.

Instagram DM'i ise o kapının önündeki koridor. Kişi henüz kayıt değil, sadece merak eden biri; üstelik aynı anda üç diyetisyene yazmış olabilir. Bu koridorda kimse beklemeyi sevmiyor. Doğru kurgu, ikisini birbirine bağlamaktan geçiyor: asistan koridoru yönetiyor, soruları cevaplıyor, uygun saatleri gösteriyor ve onaylanan randevuyu doğrudan kullandığınız programa ya da takvime düşürüyor. Aksi hâlde mesajı otomatikleştirip randevuyu yine elle deftere yazmış olursunuz — en sık yapılan hata bu.

Fiyatı DM'de söylemeli mi?

Bu konuda meslektaşlar ikiye ayrılıyor ve iki tarafın da savunulabilir bir gerekçesi var. Fiyat vermeyenler, rakamın tek başına değeri anlatmadığını ve konuşmayı erken bitirdiğini söylüyor. Fiyat verenler ise bütçesi uymayan kişiyle yirmi mesaj yazışmanın hem kendilerini hem karşı tarafı yorduğunu söylüyor.

Pratikte iyi çalışan orta yol şu: ilk görüşme ücretini net söyleyin, uzun süreli paketleri aralık olarak verin ve "süre kişiye göre belirleniyor" notunu ekleyin, klinik beslenme gerektiren durumlarda ise rakam yerine görüşmeye davet edin. Hangi yolu seçerseniz seçin kritik olan tek şey var: cevabın her seferinde aynı olması. Sekreterinizin, sizin ve asistanın farklı rakamlar söylediği bir yapı, fiyat vermemekten daha çok zarar veriyor.

Diyetisyen için Instagram randevu sistemi nasıl kurulur?

Kurulum teknik bir iş değil; kendi işleyişinizi yazıya dökme işi. Altı adımda ilerleyin.

1. Son iki ayın DM kutusunu baştan sona tarayın ve tekrar eden soruları, sizin verdiğiniz cevaplarla birlikte listeleyin. Cevapları danışana yazdığınız hâliyle, kendi üslubunuzla not edin; asistanın ses tonu buradan çıkacak.

2. Hizmet ve paket tanımlarınızı netleştirin. Her hizmet için süre, kaç görüşme içerdiği, kontrol sıklığı, online mı yüz yüze mi verildiği, plan teslim şekli ve iletişim kanalı yazılı olsun. Neyin dahil olmadığını da yazın; en çok yanlış anlaşılan yer burasıdır.

3. Takvim kurallarınızı çıkarın. İlk görüşme kaç dakika, kontrol kaç dakika, günde en fazla kaç danışan alıyorsunuz, online görüşmeler için ayrı gün mü ayırıyorsunuz, hangi saatlerde randevu kabul etmiyorsunuz? Bu tablo olmadan asistan saat öneremez.

4. Ücret politikanızı tek cümlelik kurallara dönüştürün: hangi hizmette DM'de net rakam veriliyor, hangisinde aralık, taksit ve paket indirimi hakkında ne söyleniyor, iptal ve devir koşulunuz ne? Ekipte herkes aynı cevabı vermeli.

5. Randevunun nereye düşeceğine karar verin. Ad, telefon, tercih edilen gün-saat ve görüşme tipi alındıktan sonra kayıt danışan takip programınıza mı, ortak bir takvime mi, yoksa telefonunuza bildirim olarak mı gidecek? Ödeme veya kapora alıyorsanız bunun hangi adımda isteneceğini de burada belirleyin.

6. İlk iki hafta her konuşmayı okuyun. Yanlış anlaşılan her soruyu bilgi bankasına ekleyin, size gelmesi gerekirken gelmeyen her mesajı yeni bir kurala dönüştürün. Otomasyon kurulduğu gün değil, üçüncü haftasında iyi çalışmaya başlar.

Örnek DM diyalogları

Danışan: "Merhaba, fiyatlarınızı öğrenebilir miyim?"

Asistan: "Merhaba! İlk değerlendirme görüşmemiz 45 dakika sürüyor ve ücreti sabit. Sonrasındaki takip paketleri, görüşme sıklığına ve süreye göre bir aralıkta belirleniyor; net rakam ilk görüşmede hedefinize göre netleşiyor. Görüşmeyi klinikte mi yoksa online mı tercih edersiniz?"

Danışan: "Online olsun. Ama ölçümleri nasıl yapacağız?"

Asistan: "Online danışanlarımızda ölçümü evde kendiniz alıyorsunuz; görüşmeden önce nasıl ölçüleceğini adım adım anlatan bir yönerge gönderiyoruz. Bu hafta online için çarşamba 18.30 ve cumartesi 11.00 boşta. Hangisini ayırayım?"

Danışan: "Çarşamba uygun. Bu arada tiroit ilacı kullanıyorum, sizce sorun olur mu?"

Asistan: "Çarşamba 18.30'u adınıza not ettim. Kullandığınız ilaçlar ve tanılarınızla ilgili değerlendirmeyi mesaj üzerinden yapmamız doğru olmaz; bu konuyu görüşmede diyetisyeninizle konuşacaksınız. Son tahlil sonuçlarınız varsa görüşmeye onlarla katılmanız yeterli."

Danışan: "Kaç kiloda kaç kilo veririm?"

Asistan: "Bu sorunun mesaj üzerinden dürüst bir cevabı yok — süreç kişinin geçmişi, yaşam düzeni ve sağlık durumuna göre değişiyor, o yüzden rakam vaadi vermiyoruz. İlk görüşmede diyetisyenimiz sizinle gerçekçi bir plan konuşacak. Randevu için sizin uygun olduğunuz gün hangisi?"

Asistanın durup size devretmesi gereken mesajlar

Sağlık alanında çalışan bir işletmede devir kuralları, akışın kendisinden daha önemli. Tanı, ilaç, tahlil yorumu ve tedavi içeren her soru; hamilelik, emzirme, kronik hastalık ve çocuk danışan başvuruları; yeme davranışıyla ilgili endişe barındıran mesajlar; şikâyet, iade ve kurumsal iş birliği talepleri asistanda durmalı ve doğrudan size aktarılmalıdır. Asistan bu mesajlarda yorum yapmaz, sadece nazikçe konuyu görüşmeye taşır.

Bir de kişisel veri tarafı var. Kilo, hastalık ve ilaç bilgisi KVKK kapsamında özel nitelikli kişisel veri sayılıyor. Bu nedenle DM'de yalnızca randevu için gereken asgari bilgiyi toplayın — ad, iletişim, tercih edilen saat ve görüşme tipi yeterli. Sağlık geçmişini görüşmede, kendi kayıt sisteminiz üzerinden ve açık rıza alarak toplayın.

Sezon yoğunluğuna hazırlıklı olmak

Beslenme danışmanlığında talep yıl boyunca düz gitmiyor. Eylül dönüşü ve yılbaşı sonrası iki belirgin tepe oluşturuyor; yaz öncesi ilkbahar ayları da benzer bir hareketlenme getiriyor. Bu dönemlerde mesaj hacmi katlanıyor ve cevap süresi uzuyor — yani en çok danışan kaybettiğiniz haftalar, en çok talep aldığınız haftalar oluyor. Aynı mantık randevuyla çalışan diğer işletmeler için de geçerli; benzer bir kurgunun stüdyo tarafında nasıl işlediğini pilates stüdyoları için hazırladığımız yazıda anlatmıştık.

Yoğun dönemde işe yarayan iki küçük ayar var: takvimde her hafta birkaç slotu yeni danışan görüşmesine ayırmak ve dolu olduğunuzda kişiyi boş bırakmak yerine bekleme listesine almak. Asistanın "şu an takvim doldu, ilk boşluk 12 Eylül; isterseniz iptal olursa size ilk haber verelim" diyebilmesi, sessiz kalmaktan çok daha fazla randevu kurtarıyor.

Diyetisyen için Instagram randevu sistemi, danışanla aranızdaki mesleki ilişkinin yerine geçmez; o ilişkinin başlayabilmesi için gereken ilk yarım saatlik yazışmayı üstlenir. Kendi kliniğinizin akışını konuşmak isterseniz 15 dakikalık bir demo görüşmesi ayarlayabilirsiniz: https://calendly.com/insta-assisttr/15min